效率明快把工作變輕鬆－事務處理力
文/蕭志強
不景氣的時代，在人事精簡政策下，一個人做兩人份的工作司空見慣，唯有培養高超的事務處理能力，才能有效地解決工作量的問題。要提高工作效率，最重要的是要掌握事情的輕重緩急，而且養成「馬上就做」的習慣。
不景氣工作難找的時代，老闆對於應徵者與員工必然要求更多、更嚴格。工作效率差的上班族，得有隨時被砍頭的心理準備。
然而，要提高工作效率不難，只要遵照下10種法則，必可讓你脫胎換骨，在公司裡面表現更好、更有身價。
．不可拿「沒有時間」當擋箭牌
提高工作效率，第一項準則就是「有事情馬上做」。有人e-mail給你，或者上司要求寫企劃書，都不可有「改天再做」的念頭。因為一「改天」，通常會變成「不知道改到哪一天」，到最後變成臨時抱佛腳，甚至把事情給忘了。
上司交代的工作，不可隨便以「沒有時間」為由，加以拒絕。身為上司的人，多少了解你的工作狀況，習慣推掉事情的人，不可能被器重。
即使不是上司要求，自己份內的工作，也不可用「現在很忙」作藉口，加以拖延。習慣把工作延後，會降低你的工作能力與在公司的地位。
．從「討厭的工作」開始解決
一般人面對多種業務時，都會直覺地選擇容易處理的先做，較難搞的則留在後面解決。但這樣做有壞處，處理容易的事情沒有緊張感，容易不知不覺拖時間，等到處理難度較高的工作時，就會手忙腳亂。
所以，不妨顛倒順序，先處理棘手工作，在體力與精神最好的情況下，一舉解決難題。
如此做還有好處，就是可以先享受克服難關的成就感與樂趣。接下來不論面對怎樣的工作，都會更輕鬆愉快。
職場競爭激烈，決心「我要活下去」的人，決不可迴避難搞的工作。專挑苦頭吃的人，經過鍛鍊，能力必可大幅提升。
．資料一拿到手，就當場讀完
書桌上擺一大堆「應盡快讀完」或「有空再讀」的資料，只會給自己製造麻煩。道理很簡單，有待處理的資料累積一多，就會不知從何讀起。為了避免這個問題，資料拿到手盡可能快速看完，重要的加以收藏、整理，不需要的就丟掉。
拿到手就處理有個好處，至少省了日後找尋資料的時間（資料累積愈多，尋找愈耗時間）。特別是郵件與傳真，更應立刻讀過，做適當處置。若擱著不處理，等時效一過，就會後悔莫及。
．辦公桌隨時準備充分的文具用品
坐辦公桌的人都有類似經驗，就是急著剪貼或裝訂時，才發現找不到剪刀，或者訂書機壞了、膠帶用光了等等。像這種每天都可能使用的文具用品，最好養成習慣，有空就檢查一下，不足或故障的就加以補充、更換。只可惜，大部分人都忽略這點，要用文具時，才手忙腳亂。
或許有人會覺得，講這麼細幹嘛？但根據一項調查，上班族用來「找東西」浪費的時間，一年竟達6週之多。所以，養成隨時整理辦公桌、備齊文具的習慣，非常重要。
有這種習慣的人，每天只要用極少時間，就可處理好這類小事。反之，東西亂丟，不注意有沒有缺少，需要時再緊張兮兮地翻箱倒櫃，「小事」說不定也會變「大條代誌」。至於整理辦公桌的方法，不妨參照【圖１】。
．週末花點時間，擬定下週的工作計劃
完成資料與辦公桌的整理工作，接下來最重要的就是，養成擬定工作計劃的習慣。
任何上班族都應要求自己，未來該做什麼事，重點何在，都應先有概念。但也不必想太多、想太久，基本上只要做好「1天的計劃」以及「1週的計劃」即可。
所謂「1天的計劃」，就是走進辦公室開始工作之前，就先想好今天工作的重點。至於每週的工作計劃，則最好在週末放假之前擬個輪廓，隔週上班時立刻確認，或加以檢討、進行必要的修正。
．不需要的資訊，一接到就丟掉
不要在沒有用處的郵件與傳真上，花太多時間。擅長處理資料的人，只要看到信件與傳真標題，就能判斷是否該丟掉。為了避免浪費時間，不需要的雜誌與定期通知單，都應要求對方停止送件。
．e-mail立刻刪除或回信
有人每天收到100封以上的e-mail，不被資訊洪水淹死才怪。不論信件還是e-mail，最好讀完立刻回信，或者加以刪除、保存。e-mail文字的價值感，通常比書信低。所以，即使有收藏書信的人，e-mail還是應該能丟則丟。
．不要隨便給電腦網址
有上網的人多半吃過苦頭，信箱中突然湧進一大堆東西，看了才發現都是垃圾。為了避免浪費時間，沒有必要最好不要亂給別人網址。然後，已經不需要的定期送信服務，也應要求對方停止送信。
．「重要待辦事項」都寫成備忘錄
只記得有重要事情還沒處理，卻想不起到底是什麼，像這樣浪費時間與精力，相信許多人都有經驗。上班族最怕忘了重要工作。為了避免出錯，最好放棄用腦袋記憶的習慣，重要事項隨時做成小抄與備忘錄。如此，才能專心處理眼前的工作。
．電腦檔案能清就清
電腦裡面儲存的檔案其實愈少愈好，沒有用的就清掉。這點必須養成習慣。上班族使用電腦，總是不知不覺檔案愈積愈多，到最後想找東西，都得花很長的時間看檔案目錄。
圖表詳見就業情報雜誌325期－《服務業金領新貴》
資料來源：Career就業情報
Career就業情報325期 / 蕭志強 / 92.7.31上網
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